Wie der Kreislauf in der Realität aussieht

Die Ausgangslage

Ein erfahrener Fachplaner geht in 18 Monaten in den Ruhestand. Sein Wissen über Auslegungsregeln, Ausnahmefälle und die Historie langjähriger Kundenprojekte steckt in seinem Kopf, in E-Mail-Postfächern und in Projektordnern über zwei Netzlaufwerke verteilt. Neue Kollegen finden Vorgängerprojekte nur, wenn sie wissen, wonach sie fragen müssen. Ein KI-Assistent war angedacht, hätte aber auf einem unstrukturierten, teils widersprüchlichen Bestand aufgesetzt.

Der Weg: geschlossener Kreislauf

• Erkennen: Wissenslandkarte, welche Entscheidungen nur diese eine Person sicher trifft und welche Projekte davon abhängen.
• Ordnen: Auslegungsregeln, Projekthistorie und Ausnahmen in einen strukturierten Wissensraum mit Quellen, Gültigkeit und Zuständigkeit überführt.
• Entscheiden: Assistenz, die Vorgängerfälle findet und die passende Regel mit Quellenangabe vorschlägt, der Mensch entscheidet.
• Handeln: in die tägliche Projektarbeit eingebettet, mit klaren Ausnahme- und Rückfragewegen.
• Betreiben: der scheidende Planer prüft und ergänzt den Wissensraum, statt ihn im Kopf zu behalten.

Die Ausgangslage

Vor jedem Zertifizierungsaudit dieselbe Suche: Welche Verfahrensanweisung gilt aktuell, welche ist überholt, und wo steht die begründende Entscheidung dazu? QM-Wissen liegt verteilt in einem DMS, in SharePoint und in Köpfen. Eine KI-Suche sollte helfen, doch das QM verlangte zu Recht: Jede Antwort muss auf die gültige Quelle zeigen, und es muss geregelt sein, welche Dokumente die KI überhaupt verwenden darf. Eine unkontrollierte KI-Antwort ist im regulierten Umfeld ein Risiko.

Der Weg: geschlossener Kreislauf

• Erkennen: Wissenslandkarte der auditrelevanten Dokumente, Prozesse und Verantwortlichkeiten.
• Ordnen: Quellen mit Datenklassen und Gültigkeit versehen, klar geregelt, welche Dokumente freigegeben sind und welche die KI nicht verwenden darf.
• Entscheiden: Assistenz beantwortet Fragen ausschließlich aus gültigen, freigegebenen Quellen, jede Antwort mit Verweis auf das Originaldokument.
• Handeln: Auditvorbereitung und Alltagsfragen laufen über denselben nachvollziehbaren Weg, mit menschlicher Freigabe an den kritischen Stellen.
• Betreiben: ein regelmäßiger Prüflauf meldet veraltete Verweise und Lücken, jede Änderung ist protokolliert.